7 bước lập kế hoạch chương trình thiện nguyện
1. Lên ý tưởng: Who-What- Why- How- Where-When
Một dự án từ thiện hoàn hảo bao giờ cũng được khởi đầu từ việc lên ý tưởng thiết thực, giàu ý nghĩa và độc đáo. Để lên được ý tưởng tốt cho mình, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi như: Bạn làm dự án này cho ai? Dự án này có ý nghĩa gì? Tại sao bạn lại muốn thực hiện nó?
Bên cạnh đó, bạn hãy chịu khó quan sát cuộc sống xung quanh mình, quan tâm nhiều hơn tới những người có hoàn cảnh khó khăn. Từ đó, ý tưởng từ thiện sẽ tự nảy sinh và thôi thúc bạn hành động mà không cần phải mất công ngồi nghĩ xem mình có thể làm gì cho cộng đồng , xã hội.
2. Lập nhóm
Thông thường, một tổ chức tình nguyện hay một câu lạc bộ thường có 3 bộ phận cơ bản: Ban lãnh đạo, ban truyền thông và ban tài chính.
Nếu số lượng người tham gia đông hơn thì có thể có thêm ban hậu cần, ban văn nghệ, ban tiền trạm … và ban nhân sự quản lý các tình nguyện viên.
Các công việc cần phải hoàn thành trong một chương trình từ thiện chẳng khác gì những chuỗi sự kiện liên tiếp và quy mô.
Chính vì vậy, bạn cần phải tạo cho mình một Ekip làm việc thật ăn ý mới có thể tổ chức thành công những ý tưởng bạn mong muốn mang tới cho người nghèo.
Lên phướng án di chuyển đến nới khảo sát, thống nhất nhân sự & kinh phí cho chuyến tiền trạm. Liên hệ với chính quyền địa phương nơi chương trình diễn ra để xin giấy phép và phối hợp tổ chức. Khảo sát địa bàn, chọn khu vực tổ chức, thống kê số lượng hoàn cảnh cần giúp đỡ và những vật phẩm thiết yếu.
Xác định những khó khắn & thách thức khi triển khai, ghi hình, phỏng vấn, thu thập thông tin các khía cạnh để chuẩn bị thông tin lên kế hoạch chi tiết
Phải chứng kiến tận mắt những khó khăn của đối tượng mà nhóm chuẩn bị thực hiện chương trình.
4. Lập kế hoạch chi tiết & truyền thông
Xác định mục tiêu, ý nghĩa và tầm quan trọng của chương trình, lên kế hoạch chi tiết một cách khoa học, hợp lý nhất, phải đảm bảo tính khả thi khi triển khai.
Lập hồ sơ chương trình, viết thư mời tài trợ, lập danh sách các hạng mục cần quyên góp, thiết kế banner, backdrop, dự toán chi phí, phân chia công việc...
Xác định kênh truyền thông, đảm bảo được quyền lợi hợp lý của các nhà tài trợ và bảo trợ truyền thông.
5. Mời tài trợ
Vận động theo cá nhân:
Phân chia chỉ tiêu quyên góp từ tình nguyện viên, sau khi có mục tiêu các tình nguyên viên sẽ vận động danh sách đã có.
Vận động công ty tài trợ:
Liên hệ được với các tập đoàn, doanh nghiệp lớn còn các cơ sở sản xuất, các doanh nghiệp vừa
Hầu hết, các tổ chức tình nguyện ở Việt Nam hiện nay đều hoạt động một cách tự phát do cá nhân hay nhóm người đứng ra tổ chức. Chính vì thế, các chương trình gặp rất nhiều khó khăn trong việc huy động kinh phí tổ chức và triển khai truyền thông.
Nhiều tổ chức tình nguyện đã khôn khéo, biến chuyển số tiền cần quyên góp thành vật phẩm và mời tài trợ. Như vậy, việc huy động từ các doanh nghiệp sẽ dễ dàng được chấp thuận hơn.
Bí quyết tháo gỡ duy nhất dành cho chương trình của các bạn chính là phải làm thật tốt công tác truyền thông và cố gắng kiên trì khi đi mời tài trợ nhé!
6. Thực hiện
Sau khi mọi công tác chuẩn bị đã hoàn tất, chương trình bắt đầu chuyển sang giai đoạn quan trọng nhất, tổ chức trao tặng quà cho đối tượng tình nguyện. Trước đó, khung chương trình đã được lên chi tiết tới từng giờ từng phút.
Tuy nhiên, để đảm bảo cho chương trình không bị “vỡ” cũng cần sự cố gắng và nỗ lực rất lớn của ban tổ chức đấy. Nếu không tính toán được hết các sự cố có thể xảy ra thì bao nhiêu công sức của cả nhóm trong vòng mấy tháng trời coi như “đổ xuống sông xuống biển” .
Thời điểm tổ chức chương trình bao giờ cũng là khoảng thời gian vất vả nhất. Bởi lẽ, mọi người phải dậy từ rất sớm để chuẩn bị, vận chuyển tất cả số đồ đạc chuẩn bị trong mấy tháng trời mang tới cho cộng đồng rồi còn tổ chức ăn uống, vui chơi, hoạt động tại nơi tổ chức trao tặng nữa. Tuy nhiên, đây cũng là khoảng thời gian vui vẻ và ý nghĩa nhất bởi các tình nguyện viên có thể cảm nhận được niềm hạnh phúc mà mình đã dày công vun đắp.
7. Tổng kết
- Gửi thư cảm ơn tới tất cả các bên có liên quan, báo cáo kết quả thực hiện chương trình, lên danh sách các hạng mục đã quyên góp. Giải quyết hậu quả của các vấn đề phát sinh nằm ngoài chương trình.
- Tổng kết chi phí & báo cáo công khai.
- Đánh giá những thành công & những điểm cần cải thiện của chương trình để rút kinh nghiệm cho những lần thực hiện tới.
- Viết nhật ký dự án
Nguyễn Văn Khang
